KVKK Aydınlatma Metni

Veriyi kim işliyor

Kişisel verilerinizi VetPOS veri sorumlusu sıfatıyla işler. Şirketimize [email protected] adresinden ulaşırsınız.

Bu metni 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 10. maddesi kapsamında hazırladık.

İki ayrı sıfatımız var: veri sorumlusu ve veri işleyen

VetPOS bu sistemde iki ayrı sıfat taşır. Ayrımı en başta söylüyoruz, çünkü hangi talebin kime iletileceğini bu ayrım belirler.

KLİNİĞİN KENDİ KAYITLARINDA VERİ SORUMLUSU BİZİZ: klinik künyesi, klinik sahibi ve hekim bilgileri, yüklenen belgeler, panel hesabı, tahsilat ve hakediş kayıtları. Bu kalemler için muhatabınız doğrudan biziz.

KLİNİĞİN PANELE GİRDİĞİ MÜŞTERİ VE HASTA KAYITLARINDA VERİ SORUMLUSU KLİNİKTİR. Müşterisini klinik tanır, kaydı klinik açar, içeriğini klinik belirler. VetPOS bu kayıtları kliniğin talimatıyla saklar ve işler; burada VERİ İŞLEYEN konumundadır.

Bunun iki pratik sonucu var. Birincisi: hasta sahibi olarak kendi kaydınıza ilişkin talebinizi önce hizmet aldığınız kliniğe iletirsiniz. İkincisi: müşterisini aydınlatma yükümlülüğü kliniğin kendisine aittir, VetPOS bu yükümlülüğü kliniğin adına üstlenmez.

Kliniğin talimatı olmadan bu kayıtları kendi amaçlarımızla kullanmaz, başka bir kliniğe göstermez, reklam, analiz ya da yapay zeka eğitimi hizmetine vermeyiz.

Hangi veriyi alıyoruz

BAŞVURU FORMU: adınız, soyadınız ve telefon numaranız zorunlu. İsterseniz e-posta adresinizi, şehrinizi, ilçenizi, klinik unvanınızı, bağlı olduğunuz veteriner hekimleri odasını ve hekim sayınızı da yazarsınız.

HESAP AÇMA: klinik unvanı, klinik kodu, klinik sahibinin adı soyadı, gerçek kişide T.C. kimlik numarası, tüzel kişide vergi numarası ve vergi dairesi, telefon, e-posta, şehir, ilçe ve mahalle. Klinik fotoğrafı yüklerseniz onu da alırız.

HEKİM VE KLİNİK PERSONELİ KAYITLARI: kliniğe bağlı her kişinin adı soyadı, T.C. kimlik numarası, görevi (hekim ya da klinik personeli) ve telefonu.

YÜKLEDİĞİNİZ BELGELER: klinik için vergi levhası, klinik çalışma izni (İl Tarım ve Orman Müdürlüğü), oda kayıt belgesi, tüzel kişide imza sirküleri ve klinik fotoğrafı; her hekim için diploma, oda üyelik belgesi ve kimlik belgesi.

MÜŞTERİ (HASTA SAHİBİ) KAYITLARI: kliniğin panele girdiği ad soyad, telefon, e-posta, adres, iletişim tercihi ve kliniğin yazdığı müşteri notu.

HASTA (HAYVAN) KAYITLARI: hayvanın adı, türü, ırkı, cinsiyeti, kısırlık durumu, doğum tarihi, rengi, MİKROÇİP NUMARASI, pet pasaport numarası, ağırlık geçmişi, alerji ve kronik durum bilgisi, fotoğrafı, yaşam durumu ve sahiplik geçmişi.

KLİNİK KAYITLARI: muayene kaydı (şikâyet ve anamnez, bulgu ve vital değerler, değerlendirme ve tanı, tedavi planı), muayenede uygulanan işlemler, AŞI KAYITLARI ile aşının SERİ VE LOT NUMARASI ve sonraki doz tarihi, reçeteler, laboratuvar istekleri ve sonuçları, görüntüleme dosyaları, ameliyat ve yatış kayıtları, hastaya eklenen belge ve görseller.

RANDEVU VE HATIRLATMA: randevunun tarihi, saati, hekimi, süresi, kaynağı ve durumu; aşı, kontrol ve randevu hatırlatmalarının gönderim kaydı.

CARİ HESAP: müşterinin kliniğe olan borç ve alacak hareketleri — satış, tahsilat, iade, mahsup, açılış bakiyesi — ve düzenlenen faturalar.

ÖDEME KAYITLARI: tahsilat tutarı, tarihi, tahsilata konu hizmet, tahsilatı yapan klinik ve kart numarasının YALNIZ SON 4 HANESİ. Kart numarasının tamamını, son kullanma tarihini ya da güvenlik kodunu hiçbir zaman saklamayız.

HAKEDİŞ VE ÖDEME: klinik sahibinin ya da yetkilisinin adı soyadı, telefonu, IBAN numarası; dijital cüzdan kullanıyorsanız cüzdan kimliğiniz ve cüzdanın bağlı olduğu finansal kuruluş.

PANEL KULLANIMI: giriş bilginiz (e-posta ve/veya telefon), parolanızın geri döndürülemez özeti, son giriş zamanınız ve oturum kayıtlarınız.

İŞLEM İZİ: panelde yapılan hassas işlemlerin kaydı — kim, ne zaman, hangi kaydı gördü ya da değiştirdi. IP adresini bu kayıtta açık değil, geri döndürülemez bir özet (hash) olarak tutarız.

TEKNİK KAYIT: siteyi gezerken tarayıcınızın gönderdiği IP adresi ve tarih sistem kayıtlarımıza düşer.

Hayvan sağlığı verisinin hukuki niteliği

Hayvan sağlığı verisi Kanun anlamında KİŞİSEL VERİ DEĞİLDİR. Kanunun tanımına göre kişisel veri, kimliği belirli ya da belirlenebilir GERÇEK KİŞİYE ilişkin her türlü bilgidir; hayvan kişi değildir. Bir hayvanın tanısı, tedavisi, aşısı ya da laboratuvar sonucu bu yüzden kişisel veri sayılmaz.

Kişisel veri olan, HASTA SAHİBİNİN bilgisidir: adı soyadı, iletişim bilgisi, adresi, cari hesabı ve hangi hayvanın sahibi olduğu. Hasta kaydını sahibinin kaydına bağladığımız için hasta kaydı da dolaylı olarak bir kişiye ulaştırır; korumamızı bu gerçeğe göre kurarız.

Bir sınır durumu açıkça söylüyoruz: MİKROÇİP NUMARASI ve PET PASAPORT NUMARASI hayvana verilir ama kayıtlı sahibine bağlanabilir. Bu iki bilgiyi DOLAYLI KİŞİSEL VERİ sayar, hasta sahibinin kendi kimlik bilgisiyle aynı korumada tutarız.

Hayvan sağlığı verisi, Kanunun 6. maddesindeki ÖZEL NİTELİKLİ kişisel veri de DEĞİLDİR. O madde insanın sağlık verisini korur. Hasta hayvan kaydı tutmamız, özel nitelikli kişisel veri işlediğimiz anlamına gelmez; ayrı bir açık rıza akışı da gerektirmez.

Toplamadığımız veriler

VetPOS ÖZEL NİTELİKLİ kişisel veri toplamaz. Kanunun 6. maddesinde sayılan sağlık ve cinsel hayat verileri, biyometrik ve genetik veriler, din ve inanç bilgisi, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbiri kayıtları ne istenir, ne yüklenir, ne işlenir.

Buradaki sağlık verisi İNSANA ilişkin sağlık verisidir. Hasta sahibinin, hekimin ya da klinik personelinin sağlık bilgisini hiçbir alanda istemeyiz; bu bilgi için sistemde alan da yoktur.

İstediğimiz oda kayıt ve oda üyelik belgeleri, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşunun verdiği MESLEKİ YETERLİLİK belgeleridir; kanunun 6. maddesindeki dernek, vakıf ya da sendika üyeliği verisi değildir.

TAHSİLAT KAYDI KLİNİK KAYDINDAN AYRI DURUR. POS tahsilatına serbest açıklama yazılamaz: kaydedilen hizmetin adı hizmet katalogundan gelir, elle yazılmaz. Tahsilat satırında tanı ya da tedavi açıklaması yer almaz.

Kart numarasının tamamı, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu hiçbir aşamada tarafımıza ulaşmaz.

Yüklediğiniz belgelerin güvenliği

Yüklediğiniz belgeler web sunucusunda herkesin erişebileceği bir yerde DURMAZ; yalnız yetkili hesaplar indirebilir ve her indirme iz bırakır.

Kimlik belgesi ve diploma gibi belgeleri yalnız kliniğin ve hekimin mevzuata göre çalışmaya uygun olduğunu doğrulamak için isteriz; başka hiçbir amaçla kullanmayız.

Aynı koruma hastaya eklenen laboratuvar sonucu, görüntüleme dosyası ve belge ekleri için de geçerlidir.

Neden işliyoruz

Başvurunuza dönebilmek ve size uygun çözümü anlatabilmek için işleriz.

Sözleşme kurulursa kurulum, destek ve faturalama süreçlerini yürütmek için kullanırız.

Kliniğin ve hekimin faaliyet yetkisini doğrulamak, tahsilatı doğru klinik hesabına aktarmak için gerekli kayıtları işleriz.

Kliniğin hasta takibini, randevusunu, aşı ve kontrol hatırlatmasını, reçete ve cari hesap kaydını yürütebilmesi için klinik kayıtlarını kliniğin talimatıyla işleriz.

Kliniğin veteriner hekimlik mevzuatından doğan kayıt ve bildirim yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için gerekli dökümleri üretiriz.

Yasal saklama yükümlülüklerimizi yerine getirmek için gerekli kayıtları tutarız.

Kimlerle paylaşıyoruz

Kişisel verilerinizi pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satmayız, kiralamayız ya da devretmeyiz.

Yalnızca hizmeti yürütmek için çalıştığımız tedarikçilerle (ödeme altyapısı, barındırma, çağrı kaydı) ve yetkili kamu kurumlarının hukuka uygun talebi hâlinde paylaşırız.

Yüklediğiniz belgeleri, klinik kayıtlarını ve ödeme kayıtlarını hiçbir reklam, analiz ya da yapay zeka eğitimi hizmetine göndermeyiz.

Her klinik yalnız kendi kayıtlarını görür. Bir kliniğin müşteri, hasta, muayene, aşı, reçete ve randevu kaydı başka bir kliniğe açılmaz.

HASTA SAHİBİ PANELİ: kliniğiniz bu paneli açarsa, hasta sahibi kendi hesabından yalnız kendi hayvanlarının aşı karnesini, ziyaret ve randevu geçmişini ve kliniğe olan bakiyesini görür, online randevu alır. Hasta sahibi başka bir müşterinin ya da başka bir hayvanın kaydına erişemez.

Kliniğiniz bir bayi aracılığıyla kazanıldıysa, o bayi kendi panelinde kliniğinizin adını, klinik kodunu, şehir ve ilçesini, kurulum durumunu ve dönem içindeki tahsilat toplamını görür. Bunu, hakedişini kendi kaydından doğrulayabilmesi için açarız.

Bayi; kliniğinizin IBAN ve cüzdan bilgisini, vergi ya da kimlik numarasını, yüklediğiniz belgeleri, hekimlerinizin bilgilerini ve tek tek işlem kayıtlarınızı GÖREMEZ. Bu sınır yalnız ekranda değil, veritabanı düzeyinde de zorlanır.

Bayi paneli kliniğin ticari özetini gösterir. Müşteri, hasta, muayene, aşı, reçete ve randevu kayıtları bayi paneline hiçbir biçimde açılmaz.

Ne kadar saklıyoruz

Sözleşme kurulmazsa başvuru kaydını en fazla 12 ay saklar, sonra sileriz.

Panel oturum kayıtlarını 14 gün, kimlik doğrulama geçiş kayıtlarını süresi dolar dolmaz sileriz.

Hassas işlem izini 3 yıl saklarız; bu süre hesap güvenliği ve itiraz incelemesi için gereklidir.

Sözleşme kurulursa klinik, hekim, belge ve ödeme kayıtlarını ilgili mevzuatın öngördüğü saklama süresi boyunca tutarız.

MÜŞTERİ VE HASTA KAYITLARI: kliniğin talimatıyla tutar, kliniğin talimatıyla sileriz. Klinikle sözleşmemiz sona erdiğinde bu kayıtları kliniğe teslim eder, kliniğin bildireceği süre sonunda sistemden çıkarırız.

MUAYENE, AŞI VE REÇETE KAYITLARI: önerdiğimiz asgari saklama süresi hastanın son ziyaretinden itibaren 10 yıldır. Kuduz gibi bildirime tabi aşılarda kaydın daha uzun tutulması gerekebilir. Bu sürenin kalem bazındaki mevzuat dayanağı henüz kesinleşmemiştir; kesinleşince bu metne yazacağız, dayanağı olmayan bir madde göstermeyeceğiz.

CARİ HESAP VE FATURA KAYITLARI: mali mevzuatın defter ve belge için öngördüğü saklama süresi boyunca tutulur.

Hesabınız kapanır ve silme talebinde bulunursanız, kayıtlarınızın yanında YÜKLEDİĞİNİZ BELGELERİ de diskten sileriz — veritabanı kaydını silip dosyayı bırakmayız.

Haklarınız

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme hakkınız var.

Eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartlar oluşmuşsa silinmesini isteyebilirsiniz.

Taleplerinizi [email protected] adresine iletirsiniz; mevzuatın öngördüğü sürede size döneriz.

Talebiniz bir kliniğin tuttuğu müşteri ya da hasta kaydına ilişkinse, o kayıtta veri sorumlusu kliniktir. Böyle bir talebi kliniğe yönlendirir ve kliniğe talebi karşılaması için gereken desteği veririz.