Klinikte tedavi biter, tahsilat çoğu zaman bitmez
Veteriner kliniğinin nakit akışını bozan şey nadiren fiyatlardır. Çoğu zaman, yapılmış bir işin parasının ne zaman ve kimden alınacağının yazılı olmamasıdır. Acil gelen bir hasta sahibi kartını unutur, cerrahi sonrası ödeme ikiye bölünür, çiftlik müşterisi ay sonu toplu öder. Bunların hiçbiri sorun değildir. Sorun, bu sözlerin yalnızca hafızada durmasıdır.
Cari hesap tam olarak bunu çözer. Bir hasta sahibiyle ya da bir tedarikçiyle aranızdaki para ilişkisinin tek defteridir. Kliniğin ne verdiği, ne aldığı ve aradaki farkın bugün kaç lira olduğu tek yerden okunur. Biz VetPOS'ta bu defteri hasta dosyasının yanına koyduk; künyede görünen bakiye, muayene odasında hekimin de gördüğü bir bilgidir.
Cari hesap tek defterdir, iki tarafı vardır
Aynı yapı iki yönde çalışır. Hasta sahibi tarafında klinik alacaklıdır: hizmet verilir, borç doğar, tahsilat borcu kapatır. Tedarikçi tarafında klinik borçludur: mal alınır, borç doğar, ödeme borcu kapatır. Defterin kuralı değişmez, yalnızca ekranın etiketi değişir.
Bu yüzden işaret sözleşmesini bir kez kurup her ekranda aynı tutmak gerekir. Bizim kullandığımız kural şudur: pozitif bakiye hasta sahibinin kliniğe borcudur, negatif bakiye avanstır. Tedarikçi hesabında normal durum negatiftir, çünkü mal alınmış ve borçlanılmıştır. Bir ekranda "borç", diğerinde "alacak" yazan bir sistem, personelin her bakışta tereddüt etmesine yol açar.
🔴 Bakiye kopyalanmaz, hareketlerden hesaplanır
Bu yazının en önemli cümlesi budur. Cari hesap kaydında ayrı bir "bakiye" alanı tutmak, kolay göründüğü için çok yaygın bir tercihtir. Sonucu ise sessiz bir ayrışmadır.
Mekanizma şöyle işler. Bakiye alanı, hareket yazıldığı anda güncellenir. Sonra bir hareketin tarihi düzeltilir, bir kayıt iptal edilir ya da geçmişe dönük bir devir girilir. Hareketler değişmiştir, kopyalanan bakiye değişmemiştir. Ekstrenin altındaki toplam ile hesabın üstündeki bakiye artık aynı şeyi söylemez. Kimse hatayı fark etmez, çünkü iki rakam da kendi içinde tutarlı görünür.
Doğrusu şudur: bakiye saklanmaz, hareketlerden anlık hesaplanır. Tek gerçek kaynağı hareket satırlarıdır. Bu tercihin bir yan faydası daha vardır: her tutar pozitif yazılır, yön ayrı bir alanda durur. Eksi işaretli tutar yazmak, veri girişindeki hatayı görünmez kılar; yön ayrı durduğunda "satış mı iade mi" sorusunun cevabı kayıtta açıkça yazılıdır.
Hareket türlerini az tutun, adlarını netleştirin
Uzun bir hareket türü listesi, personelin yanlış seçim yapma olasılığını artırır. Bir klinikte şu ayrımlar genellikle yeter: açılış devri, satış, tahsilat, satış iadesi ve düzeltme. Tedarikçi tarafında borç ve ödeme eklenir.
Burada sık karıştırılan bir nokta var. Satış iadesi ile para iadesi aynı şey değildir. Satış iadesi, satılan hizmetin ya da ürünün geri alınmasıdır; hasta sahibinin borcunu azaltır. Para iadesi ise yapılmış bir tahsilatın geri verilmesidir; borcu yeniden artırır. İkisini tek tür altında toplayan bir sistem, kasadan çıkan parayı yanlış tarafa yazar.
Alacak yaşlandırma: aynı toplam, dört farklı hikâye
"Toplam alacağımız şu kadar" cümlesi işletme için az şey söyler. Bu toplamın tamamı geçen haftadan da kalmış olabilir, iki yıldır duruyor da olabilir. Yaşlandırma, aynı toplamı borcun yaşına göre kovalara böler: 0-30 gün, 31-60 gün, 61-90 gün ve 90 günü aşan.
Kovaları doldururken kullanılan yöntem önemlidir. Biz FIFO uygularız: gelen tahsilat en eski borcu önce kapatır. Bunun nedeni basittir; aksi hâlde düzenli ödeyen bir müşterinin yıllar önceki küçük bakiyesi sonsuza kadar 90+ kovasında durur ve tablo yanıltır.
İki ayrıntı tabloyu dürüst tutar. Birincisi, kovaların toplamı toplam alacağa eşit olmalıdır; eşit değilse tabloda bir kayıp vardır. İkincisi, avans yani negatif bakiye hiçbir kovaya girmez. Avansı alacakla netleştiren bir rapor, tahsil edilmemiş parayı olduğundan az gösterir.
Yaşlandırma bir tahsilat baskısı aracı değildir. Klinikte işe yarar tarafı şudur: 90+ kovasına düşmüş bir bakiye genellikle unutulmuş bir bakiyedir ve çoğu zaman bir iletişim kopukluğunun sonucudur. Erken görülen bakiye, nazik bir hatırlatmayla kapanır.
🔴 Mali kayıt silinmez, ters kayıtla düzeltilir
Bir hareketi yanlış girdiğinizde ilk refleks satırı silmektir. Mali sonucu olan kayıtlarda bu refleks yanlıştır ve dayanağı yalnızca muhasebe geleneği değildir.
- e-belge iptali bir bildirimdir, bir silme değildir. e-belge iptal işlemleri ile TTK md. 18/3 kapsamındaki ihtar ve itirazlar 1/5/2021'den itibaren GİB sistemine elektronik olarak bildirilmek zorundadır (VUK Genel Tebliği 509, bölüm V.10).
- Saklama süresi uzundur. Vergi hukuku beş yıl ister (VUK md. 253), ticaret hukuku on yıl (TTK md. 82). Pratikte bağlayıcı olan uzun olanıdır.
Bu yüzden doğru davranış, hatalı satırı karşı yönlü bir düzeltme kaydıyla kapatmaktır. İki satır da defterde durur ve aralarındaki bağ görünür. Ekran "silindi" demez, "iptal edildi" der ve gerekçeyi taşır. Denetimde ya da bir mutabakatta sorulan soru "bu rakam neden değişti" olduğunda, cevap kayıttadır.
Aynı disiplinin bir uzantısı da şudur: hasta kaydının kişisel veri saklama süresi ile mali kaydın saklama süresi aynı değildir. Müşteri verisini temizleyen bir işlem mali satıra dokunamaz. Bu ayrımı Kliniklerde KVKK yazısında ayrıntılı anlatıyoruz.
Nakit tahsilatın yasal sınırı
Tahsilat ve ödemelerin banka, ödeme kuruluşu veya PTT aracılığıyla yapılmasına ilişkin tevsik sınırı 30.000 TL'dir. Dayanağı 575 sıra no.lu VUK Genel Tebliği'dir (459 sıra no.lu tebliğde değişiklik, RG 30.11.2024-32738). Aykırılık hâlinde ceza hem ödeyene hem tahsil edene uygulanır (VUK mükerrer md. 355).
⚠ İnternette ve eski kaynaklarda hâlâ 7.000 TL yazıyor. Bu rakam eskidir. Sisteminizdeki uyarı eşiği bir yere sabit yazılmamalı, tarihe göre okunan bir parametre olmalıdır; bu hadler tebliğle değişiyor.
POS tahsilatı ile cari hesabın bağı
Kart tahsilatı kasaya girer, ama kimin borcunu kapattığı belirtilmemişse cari hesapta hiçbir şey olmaz. Bu, klinikte en sık rastlanan sessiz kayıptır: para gelmiştir, hasta sahibinin hesabı hâlâ açıktır ve bir sonraki ziyarette gereksiz bir tartışma çıkar.
Çözüm, tahsilat anında hasta sahibini seçmektir. Seçilmediği durumları da gizlemeyin: sistem, cariye bağlanmamış tahsilatın adedini ve tutarını ayrı bir başlıkta göstermelidir. Görünen eksik, kapatılabilir bir eksiktir. Kart tarafındaki ayrıntıları Klinikte kartlı tahsilat, komisyon ve gün sonu yazısında ele alıyoruz.
Veresiyeyi yasaklamayın, kurala bağlayın
Hiçbir klinik veresiyeyi tamamen kapatamaz; acil vakada kimse kart sormaz. Yapılabilecek şey, kararı kişiye değil kurala bağlamaktır.
- Kimin veresiye açabileceğini yazın: her personel mi, yalnız sorumlu hekim mi?
- Bir üst sınır belirleyin ve sınırı aşan hesabı ekranda işaretleyin.
- Vadeyi kaydedin. "Ay sonu öder" bir tarih değildir; tarih girilmeyen alacak yaşlanmaz.
- Açılış devirlerini bir kez, kontrollü girin. Devir yanlışsa bütün yaşlandırma yanlıştır.
Kliniğinizin gün içindeki akışını ve bu kayıtların nerede tutulduğunu Veteriner klinikleri için çözümlerimiz sayfasında görebilirsiniz. Stok tarafıyla bağını ise Klinikte stok, ilaç ve miat yönetimi yazısında anlatıyoruz.
Özetle
Cari hesap bir rapor değil, bir defterdir. Bakiye o defterin sonucudur; ayrı bir yere kopyalandığı anda gerçek olmaktan çıkar. Yaşlandırma, aynı toplamı yaşına göre ayırarak size hangi alacağın müdahale istediğini söyler. Ve mali kayıt silinmez: yanlış, ters kayıtla düzeltilir ve iki satır da defterde kalır.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, mali ya da hukuki danışmanlık değildir. Mevzuat ve hadler değişebilir. Kliniğinizin vergisel statüsü, defter esası ve belge düzeni için mali müşavirinize danışın.