Kliniğin deposu bir raf değil, bir kayıttır
Çoğu klinikte ilaç dolabı gözle yönetilir. Azalan kutu görülür, sipariş verilir; miadı geçen kutu bir gün fark edilir, atılır. Bu yöntem küçük bir muayenehanede bir süre işler. Ürün sayısı arttığında ve denetim kapıyı çaldığında işlemez.
Veteriner tıbbi ürün satan ya da kullanan bir yer için stok, muhasebe kaydından ibaret değildir. Denetlenebilir bir ilaç kaydıdır. Veteriner Tıbbi Ürünler Hakkında Yönetmelik, temin izinli yerlerin satın aldıkları ürünlerin alış faturası ve kullanımı ile ilgili kayıtları tutmasını ve istendiğinde sunmasını zorunlu kılar (md. 41/5-e). Kayıt yükümlülüğünün kaynağı mali mevzuat değil, veteriner mevzuatıdır.
Ürün ile parti aynı şey değildir
Stok yönetiminde yapılan en temel hata, sayımı ürün düzeyinde tutmaktır. Rafta duran iki kutu aynı ürün olabilir ama farklı partilere ve farklı son kullanma tarihlerine aittir.
Parti düzeyinde tutulan stok üç soruyu birden cevaplar:
- Hangi kutu önce çıkmalı? Miadı önce dolan parti önce kullanılır.
- Geri çekme kararında hangi kutular etkilendi? Cevap parti numarasındadır.
- Bu hastaya hangi parti uygulandı? Cevap hasta dosyasındadır, stok kaydında değil.
Son madde önemlidir. Uygulanan bir ürünün parti numarasını hasta dosyasına yazmak, stok kaydından ayrı bir iştir. Aşı uygulamalarında bu alışkanlık özellikle değerlidir: bir parti hakkında sorun bildirildiğinde, o partinin hangi hastalara uygulandığını yalnızca hasta dosyasındaki kayıt söyler. Kuduz aşısının aylık bildirim yükümlülüğünü ayrıca Kuduz aşısı bildirimi nasıl yapılır yazısında ele alıyoruz.
FEFO: miadı önce dolan önce çıkar
Depoculukta yaygın kural FIFO'dur, yani önce giren önce çıkar. İlaçta doğru kural FEFO'dur: son kullanma tarihi önce dolan önce çıkar. İkisi çoğu zaman aynı sonucu verir, ama vermediği durum tam da riskli olan durumdur. Geç alınmış ama kısa miatlı bir parti, önce alınmış uzun miatlı partinin arkasında kalırsa rafta ölür.
Bunu tezgâhta uygulamanın yolu basittir: kısa miatlı kutu öne konur. Sistemde uygulamanın yolu da basittir: satış ekranı, ürünü değil partiyi önerir ve varsayılan olarak en kısa miatlı açık partiyi getirir.
Miat uyarısını tek eşiğe bağlamayın. Klinikte işe yarayan kademe şudur: uzak bir eşikte "sipariş etmeyin" uyarısı, yakın bir eşikte "öne alın" uyarısı, miat gününde ise satış ve kullanım kilidi. Eşikleri ürün grubuna göre ayarlamak gerekir; hızlı dönen bir parazit ürünüyle yılda birkaç kez kullanılan bir serum aynı erken uyarıyı istemez.
⚠ Ambalajı açılmış, bozuk veya son kullanma tarihi geçmiş veteriner sağlık ürünü bulundurmak ve satmak idari yaptırıma bağlanmıştır; Yönetmelik bu fiil için 5996 sayılı Kanun md. 37/1-j'ye atıf yapar. Miadı geçen kutuyu rafta bırakmak, "nasılsa satmayız" denecek bir durum değildir.
Defterler ve saklama süreleri
Perakende satış izni verilen yerlerde bulundurulacak defterler Yönetmelik md. 47/1'de sayılır:
| Defter | Ne kaydedilir |
|---|---|
| Denetim Defteri | Denetimlerde tespit edilen hususlar |
| Veteriner Tıbbi Ürün Kayıt Defteri | Satış yerine gelen ürünler |
| Narkotik ve Psikotropik Ürünler Stok ve Sarf Defteri | Bu gruptaki ürünlerin stok ve sarfı |
| İade-Devir Defteri | Geri çekme kararı verilen, iade veya devir edilen ürünler |
Saklama süreleri tek bir rakam değildir:
- Kayıtlar beş yıl saklanır; okunaklı, anlaşılır, kolay ve hızlı ulaşılabilir olmalı ve ürünle ilgili tüm faaliyetlerin izlenmesine imkân vermelidir (md. 47/6).
- Reçeteler en az beş yıl, Bakanlıkça aksi belirtilmedikçe (md. 47/3).
- Alış, satış, devir ve iade ticari belgeleri en az iki yıl, ayrı dosyalarda ve tarih sırasıyla (md. 47/4).
- Narkotik ve psikotropik ürünlere ait reçeteler ve tüm ticari belgeler en az beş yıl, diğer ürünlerden farklı dosyalarda (md. 47/5).
Elektronik tarafı da düzenlenmiştir: Bakanlığın elektronik takip sistemlerinde tutulan defterlerin ayrıca tutulması gerekmez. Ancak bu durum, sistem kayıtlarına esas tüm ticari belgelerin muhafazasını ve muhafaza süresini etkilemez (md. 47/7). Yani ekrana girmek, faturayı saklamaktan kurtarmaz.
Yılda en az bir kez ayrıntılı sayım
Yönetmelik md. 47/8 açık bir yükümlülük getirir: gelen, giden ve hâlihazırda stokta bulunan ürün miktarları birbiriyle karşılaştırılmak üzere yılda en az bir defa ayrıntılı bir denetim yapılarak tespit edilir. Her türlü uyumsuzluk, sebepleriyle birlikte kayda geçirilir ve bu kayıtlar beş yıl boyunca yetkili makamların denetimine hazır tutulur.
Buradaki asıl mesaj "sayım yapın" değil, **"farkı yazın"**dır. Sayım farkını sessizce düzeltip sistemi rafa uydurmak, hem yükümlülüğe aykırıdır hem de bir sonraki farkın nedenini bulmayı imkânsız kılar. Fark bir suç değil bir sinyaldir: kaydedilmemiş kullanım, fişsiz çıkış, kırılan bir ampul ya da yanlış partiden düşüm. Sebebi yazılmayan fark tekrarlanır.
Aynı disiplini kasa tarafında da uyguluyoruz; gün sonu kasa farkının neden gizlenmemesi gerektiğini Klinikte kartlı tahsilat yazısında anlatıyoruz.
Soğuk zincir: sıcaklığı sağlamak yetmez, kaydetmek gerekir
Aşılar ve bazı biyolojik ürünler belirli sıcaklık aralığında tutulur. Yönetmelik md. 41/7-c, pazarlama izni sahibinden perakende satış izinli yere kadar zincirdeki herkesin uygun muhafaza ve nakil sıcaklıklarını sağlamak, izlemek ve kayıtlarını tutmak ve alıcı istediğinde bu bilgileri vermekle yükümlü olduğunu söyler.
Yaptırımı da ağırdır. Ürünlerin uygun olmayan şartlarda muhafaza veya nakledildiği, ya da sıcaklık kayıtlarının tutulmadığı veya eksik tutulduğu tespit edilirse ürünler yediemine alınır ve analiz ettirilir. Analiz sonucu uygun çıkmayan ya da sahibinin kontrol ettirmek istemediği ürünlere el konulur ve imha edilmek üzere kamuya geçirilir; numune, analiz ve imha masrafları ürün sahibine aittir.
Pratikte bu, buzdolabının kapağına asılan bir çizelgeden daha fazlasını gerektirir. Ölçümün düzenli alınması, kaydın saklanması ve elektrik kesintisi gibi olayların not edilmesi gerekir. Kesinti sonrası hangi partinin ne kadar süre aralık dışında kaldığını bilmiyorsanız, o partiyi kullanıp kullanmama kararını verecek bilgi de yok demektir.
Aşı ve serum: satılmaz, uygulanır
Klinik işleyişini doğrudan ilgilendiren bir sınır daha var. Perakende satış izinli yerler, aşı ve serum gibi veteriner biyolojik ürünler ile in vivo test antijenlerini hayvancılık işletmelerine, hayvan sahiplerine veya yetiştiricilere satamaz ve teslim edemez; bu ürünler için reçete de düzenlenmez. Ürünler yalnızca satış izinli yerdeki veteriner hekim veya yardımcı sağlık personeli tarafından uygulanabilir (md. 41/7-f).
Uygulama sonrasında il müdürlüğünden temin edilen makbuz düzenlenerek ilgili sayfanın bir nüshası hayvan sahibine teslim edilir. Aynı bendin 1/4/2020 tarihli değişiklikle eklenen cümlesi bir kolaylık getirir: bu belge Bakanlık elektronik kayıt sistemleri yoluyla düzenlenirse ayrıca makbuz düzenlenmesi gerekmez.
Bu kural, stok ekranınızın tasarımını da belirler. Aşı kalemi "satılabilir ürün" listesinde değil, "uygulanan ürün" listesinde durmalıdır; resepsiyon ekranından satılabilir hâlde durması baştan yanlıştır.
Stok ile mali kaydın buluştuğu yer
Stok hareketi ile satış satırı aynı anda doğar, ama aynı şeyi anlatmaz. Stok kaydı hangi partiden kaç adet çıktığını, mali kayıt ise hangi kaleme ne kadar bedel yazıldığını söyler. İkisini birbirine bağlayan alan, ürün kartındaki KDV kategorisidir.
Veteriner kaleminde tek oran yoktur. Veteriner hekimlik hizmeti, ruhsatlı veteriner ilacı ve aşılar %10; veteriner kozmetiği ve kedi-köpek maması %20; yem ise oran değil istisna kapsamındadır. ⚠ Eski kaynaklarda görülen %8 ve %18 rakamları 10/07/2023 öncesine aittir ve bugün geçerli değildir. Oranı ürün kartına sabit yazmayın; tarihe göre çözülen bir parametreden okuyun, çünkü bu oranlar Cumhurbaşkanı Kararı ile değişebiliyor. Ayrıntısı Veteriner hizmetlerinde ve ürünlerinde KDV yazısındadır.
Stok değerinin cari hesapla bağını ise Cari hesap ve alacak takibi yazısında anlatıyoruz; tedarikçi borcu da aynı defterde durur.
Nereden başlamalı
Stok kaydı olmayan bir klinikte sıfırdan kurulum korkutucu görünür. Şu sırayla ilerlemek işi yönetilebilir kılar:
- Yalnızca reçeteye tabi ürünlerle ve soğuk zincire bağlı ürünlerle başlayın. Bu iki grup hem riskin hem de yükümlülüğün yoğunlaştığı yerdir.
- Açılış sayımını parti ve miat girerek yapın. Parti girmeden yapılan açılış, ilk günden izlenebilirliği kaybettirir.
- Satış ve uygulama ekranlarını partiye bağlayın; personelin parti seçmesini zorunlu kılın.
- Uyarı eşiklerini belirleyin ve ilk ay gözlemleyin. Çok erken uyarı, kimsenin okumadığı bir listeye dönüşür.
- Yıllık sayımı takvime yazın ve farkları gerekçesiyle kaydedin.
Özetle
Klinik stoğu, ürün adı ve adetten ibaret bir liste değildir. Parti ve miat taşır, sıcaklık geçmişi taşır, denetlenir ve yıllarca saklanır. Kaydı bu gerçeğe göre kurduğunuzda miat kaybı azalır, geri çekme kararına saatler içinde cevap verirsiniz ve denetimde aradığınız belgeyi ararken bulursunuz.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Veteriner tıbbi ürün mevzuatı sık değişmektedir; kliniğinizin izin durumu ve yükümlülükleri için il/ilçe tarım ve orman müdürlüğüne ve bağlı olduğunuz odaya danışın.