Cevap statünüze bağlı, klinik büyüklüğünüze değil
Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (YN ÖKC), halk arasındaki adıyla yazarkasa, her kliniğin zorunda olduğu bir cihaz değildir. Zorunluluk cironuza, hasta sayınıza ya da tabelanızdaki isme göre değil, vergisel statünüze göre doğar.
Kural iki cümledir:
- Zorunlu olanlar: 3100 sayılı Kanun kapsamında perakende mal ve hizmet satan birinci ve ikinci sınıf tüccarlar.
- Zorunlu olmayanlar: serbest meslek erbabı.
GİB'in Yeni Nesil ÖKC broşüründe bu soru başlı başına bir madde olarak yer alır: serbest meslek erbabı olan hekimlerin YN ÖKC kullanma zorunluluğu olup olmadığı sorulur ve cevap, bu kapsamda olmadıkları için zorunluluk bulunmadığı yönündedir.
Yani gerçek kişi olarak serbest meslek faaliyeti yürüten veteriner hekimin yazarkasa alma zorunluluğu yoktur. Kliniği işleten bir limited şirket ise durum değişir. Statünüzden emin değilseniz önce veteriner hekim serbest meslek erbabı mı yazısını okuyun.
Aynı klinikte iki dünya olabilir
Tablo çoğu klinikte tek renk değildir.
Hekim serbest meslek erbabı olarak muayene ve tedavi hizmeti verirken ÖKC'siz çalışabilir. Ama aynı kliniğin raflarında mama, tasma ve bakım ürünü satılıyorsa, bu ticari faaliyettir ve o faaliyet bakımından ÖKC zorunluluğu doğabilir.
Pratikte bu, tek tezgâhta iki ayrı belge düzeni demektir: hizmet tarafında serbest meslek makbuzu, ürün tarafında fiş ya da fatura. Sınırın nereden geçtiğini kendi ürün listeniz için mali müşavirinize sorun; aynı ilaç bir durumda hizmetin parçası, diğerinde ayrı satış sayılabilir.
e-Fatura'ya geçmek cihazdan kurtarmaz
Bu, en sık duyduğumuz yanlış beklentidir: "Nasılsa e-Fatura'ya geçiyoruz, yazarkasa almayız."
GİB broşürü bu soruyu da ayrı bir madde olarak ele alır ve cevabı nettir: e-Fatura, e-Arşiv ya da e-Defter uygulamalarına dâhil olmak YN ÖKC mecburiyetini kaldırmaz.
Tek çıkış kapısı 483 sıra numaralı Genel Tebliğ'in 6'ncı maddesindeki muafiyettir. Ancak oradaki eşikler — elliden fazla ÖKC, yüz on milyon lira mertebesinde ciro ya da aktif büyüklük, on bir milyon lira öz kaynak gibi — tipik bir veteriner kliniği için ulaşılabilir değildir. Bu kapıyı planınıza yazmayın.
e-Fatura ve e-Arşiv tarafındaki 2026 kurallarını e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu yazısında ayrıca anlattık.
POS ile yazarkasa ayrılmaz: ürünümüzün sınırını burada yazıyoruz
Şimdi bu yazının en önemli bölümüne geliyoruz. Kendi ürünümüzün sınırını gizlemek, sizi ceza riskine sokmak olurdu.
İki tebliğ hükmü konuyu kapatır:
- 426 sıra numaralı Genel Tebliğ: seyyar EFT-POS kullananlar 1/10/2013'ten itibaren EFT-POS özellikli YN ÖKC kullanmak zorundadır. SoftPOS dâhil seyyar EFT-POS çözümleri bunun yerine geçmez.
- 435 sıra numaralı Genel Tebliğ: 1/1/2016'dan sonra YN ÖKC'den bağımsız banka POS'u kullanmak mümkün değildir.
Bankalar bu kuralı elektronik sorgu ile uygular. Yani yazarkasa zorunlusu bir işletmeye, cihazdan bağımsız bir POS terminali tanımlanmaz.
Bunun bizim için sonucu açık: yazarkasa zorunluluğu olan bir klinikte, bağımsız bir yazılım-POS tek başına yeterli değildir. Böyle bir klinikte kart tahsilatı ya EFT-POS özellikli YN ÖKC üzerinden yürür ya da cihazla entegre çalışan bir düzen kurulur.
Zorunluluğu olmayan serbest meslek erbabı hekimlerde tablo farklıdır; orada tahsilat tarafı esnektir ama belge yükümlülüğü aynen durur. Cihaz seçeneklerimizi cihazlar sayfasında, kurulumun nasıl ilerlediğini nasıl çalışır sayfasında görebilirsiniz.
Bir de alternatif çatı vardır: Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (GMÖEBYS). Broşür, bu sisteme dâhil olanları YN ÖKC zorunluluğu dışında sayar. Ancak bu çerçevenin veteriner kliniğine uygulanışı ayrı bir çalışma gerektirir; kesin dille "çözüm budur" demiyoruz. Bu seçeneği mali müşavirinize ve ilgili idareye sorun.
Kart ödemesini reddetmek ceza doğurur
Üye işyeri anlaşmanız varken hasta sahibinin kartla ödeme talebini reddetmek, Vergi Usul Kanunu'nun mükerrer 355'inci maddesi kapsamında özel usulsüzlük cezası doğurur.
Bunun klinik içi karşılığı şudur: "Kart makinesi bozuk, nakit alalım" cümlesi bir çözüm değil, bir risktir. Cihaz arızasında yapılacak iş tahsilatı reddetmek değil, arızayı kayda geçirip alternatif kanalı çalıştırmaktır.
Kart tahsilatı ile belge aynı şey değildir
ÖKC kullanan bir işletmede kart ödemesi karşılığı fatura düzenleniyorsa, cihazdan "faturalı satış" bilgi fişi çıkar. Yani cihaz devre dışı kalmaz, belgeyi fatura üretir, fiş bilgilendirme amacı taşır.
Serbest meslek erbabında ise durum daha da nettir: POS tahsilatı belge yerine geçmez. GİB Serbest Meslek Kazancı Rehberi, e-SMM'ye geçenlerin hekim POS cihazlarını yalnız tahsilat işlemlerinde kullanabileceğini ve bu tahsilatlar sonrasında mutlaka e-SMM düzenlenmesi gerektiğini belirtir.
Her iki hâlde de kliniğin kurması gereken alışkanlık aynıdır: tahsilat bir olay, belge ayrı bir olaydır. Belgesiz kalan tahsilat gün sonunda görünür olmalı ve kapatılmalıdır. e-SMM tarafını e-Serbest Meslek Makbuzu yazısında, gün sonu düzenini kartlı tahsilat, komisyon ve gün sonu yazısında ele aldık.
Nakit tahsilatın da bir sınırı var
Yazarkasa konuşurken atlanan bir başlık: nakit tevsik zorunluluğu. Tahsilat ve ödemelerin banka, ödeme kuruluşu ya da PTT aracılığıyla yapılma sınırı 30.000 TL'dir.
İnternette hâlâ 7.000 TL yazan çok kaynak var; o rakam bayattır. Sınır aşıldığında ceza hem ödeyene hem tahsil edene kesilir. Yüksek tutarlı operasyon ve yatış bedellerinde bu eşiği hatırlayın.
Cihaz konuşmasına girmeden önce sorulacak sorular
Bir satıcıyla görüşmeden önce şu altı sorunun cevabını elinizde bulundurun. Cevaplar belli olmadan yapılan cihaz seçimi, bir yıl sonra değiştirilir.
- Yazarkasa zorunluluğum var mı? Cevabı vergisel statünüz verir, cihaz satıcısı değil.
- Kart tahsilatı hangi cihaz üzerinden geçecek? Zorunluluğunuz varsa bağımsız banka POS'u bir seçenek değildir.
- Belgem ne olacak? Makbuz, fatura, fiş ya da bunların bir bileşimi.
- Aynı klinikte iki mükellefiyet var mı? Varsa tek sepetin iki belgeye bölünebilmesi gerekir.
- Klinik dışında tahsilat yapacak mıyım? Ev ziyareti ve saha çalışması, seyyar kullanım kurallarını gündeme getirir.
- Kayıtlarım dışarı alınabiliyor mu? Cihazdan ve yazılımdan veriyi okunabilir biçimde çıkaramıyorsanız, geçiş maliyetiniz yüksek olur.
Bu altı sorunun cevabını yazılı alın ve mali müşavirinize onaylatın. Cihaz kararı bundan sonra teknik bir tercihtir; öncesinde bir uyum kararıdır.
Karar ağacı: üç soruda kendi durumunuzu bulun
- Vergisel statünüz ne? Serbest meslek erbabıysanız YN ÖKC zorunluluğunuz yoktur. Birinci ya da ikinci sınıf tüccarsanız vardır.
- Ticari ürün satıyor musunuz? Satıyorsanız o faaliyet için ayrı değerlendirme gerekir.
- Kart tahsilatı alacak mısınız? Alacaksanız ve ÖKC zorunluluğunuz varsa, POS'unuz cihazdan bağımsız olamaz.
Üç sorunun cevabını yazılı alın. Bu üç cevap, hem belge düzeninizi hem de tahsilat altyapınızı belirler.
Uyarı. Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; mali ya da hukuki danışmanlık değildir. Tebliğler ve eşikler değişebilir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.